Koszmar #1: Kontrahenci notorycznie spóźniają się z płatnościami za usługi
Czy rzeczywiście tak jest? I tak i nie. Są takie branże, które funkcjonują w oparciu o długie terminy płatności np. handel. Zamawiasz towar z odroczonym terminem płatności np. 60 dni. W tym czasie starasz się sprzedać jak najwięcej towaru. Tu oczywiście mowa jest o długim terminie płatności a nie opóźnieniu, ale chcę Ci pokazać, że termin płatności ustala się w kontrahentem i może być indywidualny.
Oczywiście nie zawsze mamy możliwość negocjacji warunków z naszymi dostawcami, ale to my wyznaczamy zasady współpracy z naszą firmą. Twoja firma to Twoje zasady. Możesz konkurować na rynku długim terminem płatności, ale czy to Ci się opłaci? Czy brak płynności nie wpłynie na konieczność zamknięcia firmy, finanse osobiste? Odzyskiwanie długów nie zawsze jest szybkie i proste, nie wspominając o przyjemności tej procedury.
Wspomnę tu jeszcze tylko o ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, która wyznacza maksymalne terminy płatności. Sprawdź czy stosujesz właściwe terminy płatności.
To teraz konkrety, które możesz zastosować:
1. Faktura proforma. Co to jest?
Faktura proforma to w dużym skrócie takie zamówienie. Wystawiasz dokument, na którym wpisujesz wszystkie dane zamówienia od klienta, podajesz kwotę i konto. Wysyłasz do klienta i czekasz z założonymi rękami aż on zapłaci. Jak zapłaci zrealizujesz zamówienie, jak nie zapłaci nie masz żadnych konsekwencji. Proforma nie jest dokumentem księgowym, więc nie płacisz żadnego podatku.
2. Płatność z góry. Z czym się wiąże?
Płatność z góry to raczej zasada, którą możesz wprowadzić. Wiąże się to z proformą, ale proformę wystawiasz wtedy gdy klient chce jakiegoś dokumentu do zapłaty. A płatności z góry działają inaczej, bo możesz wystawić proformę lub fakturę na usługę z góry. Pamiętaj, że wystawiona faktura może spowodować konieczność zapłaty podatków (w zależności od dochodu). Termin zapłaty z góry warto dodać do umowy, jeśli taką podpisujesz z klientem. To rozwiązanie może sprawić, że pozbędziesz się zupełnie problemu braku płynności finansowej, ale nie wiem czy sprawdzi się w każdej branży.
3. Zaliczka. Co oznacza?
Zaliczka działa tak: klient wpłaca kwotę będącą częścią wartości zamówienia. Jeśli jedna strona rezygnuje zwracasz mu zaliczkę i po strawie. Zapisy umowy mogą też zastrzec, że część zaliczki przepada jeśli wykonałeś w części już zamówienie. Wszystko do ustalenia, ale ogólna zasada – zaliczka jest zwrotna dla obu stron. Pamiętaj, że zaliczka powoduje obowiązek podatkowy w VAT, jeśli jesteś vatowcem to do 7 dni od wpłaty zaliczki musisz wystawić fakturę VAT zaliczkową. Jeśli nie jesteś vatowcem to pamiętaj tylko, że wpłacona zaliczka liczy się do limitu zwolnienia z VAT.
4. Zadatek. Co to?
Zadatek jest często mylony z zaliczką. Różnica polega na tym, że zadatek jest bezzwrotny (poza np. wyjątkiem siły wyższej typu pandemia). Jeśli klient rezygnuje to nie zwracasz zadatku. Gdybyś to Ty zrezygnował z realizacji zamówienia to musisz oddać zadatek, czasem w umową są też stosowane zapisy, że musisz oddać podwójny zadatek. Wszystko zależy od interesów stron, na przykład gdy druga strona ponosi jakieś koszty lub szkody w przypadku rezygnacji.
5. Windykacja. Jak działać?
Jeśli nie stosujesz proform, zaliczek i zadatków to Twoim podstawowym obowiązkiem jest windykowanie swoich należności. Nigdy nie czekaj z tym. Przypominaj swoim kontrahentom, że wykonałeś usługę i należy Ci się zapłata. To Twoja ciężka praca i nikt nie ma prawa okradać Cię z zapłaty za nią. Windykacje przeprowadzaj regularnie co 1-7 dni, a robię to raz na tydzień. Na pewno pomoże Ci w tym dobry program do fakturowania. Ja korzystam z systemu Saldeo, który również udostępniam moim klientom. Jednym kliknięciem zaznaczam, opłacone faktury i kolejnym mam listę dłużników, którzy w terminie nie zapłacili. Kolejne kliknięcie powoduje, że klient dostaje maila. Pierwszy mail jest przypomnieniem, często się zdarza, że ktoś po prostu zapomniał, zgubił fakturę itp. Jesteśmy tylko ludźmi. Jeśli wysyłam drugiego maila przy kolejnej windykacji to jest to już wezwanie do zapłaty. Biuro rachunkowe ma stałe umowy z comiesięcznymi fakturami, więc również w umowach mamy określone terminy. Gdy mija odpowiednia liczba dni i nie ma zapłaty możemy podjąć kroki zmierzające do wstrzymania usługi lub rozwiązania umowy. Wszystko zależy od kontrahenta, przyczyny spóźnienia i słowności deklarowanej zapłaty.
6. Sprzedaż długu – faktoring. Jak to zrobić?
Nierzetelnego kontrahenta możesz nie tylko zgłosić do rejestru dłużników, ale także możesz sprzedać taką należność. Faktoring kosztuje, bo od wartości należnosci trzeba odjąc koszt sprzedaży, ale spotkałam się też z tym, że firma obciążyła klienta za koszty faktoringu i odzyskała wszystkie pieniądze. To sposób na szybkie ale być może niepełne odzyskanie pieniędzy.
7. Odsetki i rekompensata. Jak je uzyskać?
Od należności niezapłaconej w terminie możesz naliczyć odsetki, masz do tego pełne prawo. Jeśli chcesz nimi obciążyć kontrahenta możesz wystawić mu notę odsetkową. Mało osób wie, że klienta można również obciążyć rekompensatą za opóźnienie w płatności w wysokości 40, 70 lub 100 euro (zależne od kwoty należności. Jest to rekompensata za koszty windykacji i może być naliczona za każdą niezapłaconą fakturę osobno. Nie trzeba zakładać sprawy w sądzie by ją naliczyć. Wystarczy 1 dzień spóźnienia lub tylko częściowy brak płatności. Możliwość naliczenia rekompensaty wynika z ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.
8. Droga sądowa i komornik. Jak to przeprowadzić?
Jeśli mimo wezwań kontrahent nadal nie płaci to ostatecznością jest zawsze sprawa sądowa o zapłatę. Dość sprawnie odbywa się to za pomocą tzw. e-sądów. Jeśli ogarniasz dokumenty to być może tą drogą uda Ci się tym zająć bez pomocy prawnika. Pamiętaj by gromadzić wszystkie niezbędne dowody na brak zapłaty i wzywanie do niej klienta. Po wygranej sprawie, jeśli kontrahent nadal nie zapłaci to sprawę kierujesz do komornika i on zajmuje się wyegzekwowaniem przymusowym. Jeśli zdecydujesz się na tą drogę i uda się odzyskać wszystkie należności to również powinieneś odzyskać koszty sprawy sądowej i komornika.
To tyle co mi przychodzi do głowy. A może Wy macie jakieś inne swoje sposoby? Wyznaję zasadę, że warto najpierw rozmawiać, ale bywają przypadki oporne i niesłowne…