#5 DELEGOWANIE ZADAŃ #50koszmarówprzedsiębiorcy

#50koszmarówprzedsiębiorcy

Koszmar #5: Delegowanie zadań to wielka sztuka

  • “Zrobię to sama, będzie taniej…”
  • “Nauczę się to robić, to na pewno nie jest trudne, kilka godzin i po sprawie…”
  • “Nikt nie zrobi tego tak dobrze jak ja!”

Znasz to? Jak często masz takie myśli, gdy musisz zrobić coś na czym nie do końca się znasz lub po prostu nie masz czasu? 

Ile razy w tygodniu marzysz o tym, aby doba miała przynajmniej 30h?

A może już jesteś na dalszym etapie i zrozumiałeś/aś, że to zupełnie nie ma sensu (?)

——————————————————————

Delegowanie zadań to sztuka, wielka sztuka. Może jesteś na początku tej drogi i wydaje Ci się to nieistotne, bo pracujesz sam dla siebie, a jednak Ciebie to też dotyczy.

Większośc osób, które zakłada małe firmy to nie rekiny biznesu, które za chwilę będą zatrudniać 50 osób, ale specjaliści w swoich dziedzinach. Znasz się na czymś i jesteś w tym dobry. Chcesz mieć niezależną i elastyczną pracę. Nie ważne czy planujesz w przyszłości ekspansję czy nie, chociaż to bardzo ważne pytanie. Jesteś sobie sterem i okrętem – super, ale czy wiesz na co ucieka Ci Twój czas pracy?

Kilka lat temu miałam taki kryzysowy dzień, lista zadań do zrobienia nie kończyła się, trwał właśnie tzw. sezon księgowy, ja godzinami siedziałam przed komputerem i fakturami, a miałam wrażenie, że pracy nie ubywa. Zadałam sobie ważne pytanie: na co idzie mój czas pracy skoro praca nie idzie do przodu? Nie znając odpowiedzi wprowadziłam system mierzenia czasu pracy. Najpierw na wydrukowanej kartce papieru pisałam kiedy zaczynam i kończę dane zadanie lub klienta. Na koniec miesiąca podsumowanie – i tak zorientowałam się, że:

– mam kilku klientów, którzy pochłaniają ogrom czasu ciągłymi mailami i telefonami

– muszę zmienić cennik, bo czas konieczny na wykonanie usługi w przeliczeniu na cenę daje mi głodową stawkę (dosłownie!)

– mam mnóstwo różnych zadań, które nie są księgowaniem i obsługą klienta

I nad tym ostatnim właśnie chcę się pochylić.

Jako rozpoczynający przedsiębiorca masz dużo na głowie i możesz wybrać dwie drogi:

  1. Radzisz sobie ze wszystkim sam – to rozwiązanie pochłonie dużo czasu i być może nerwów, ale pozwoli zaoszczędzić trochę pieniędzy (jeśli się da).
  2. Zatrudniasz pracownika lub podwykonawcę (z różnych dziedzin) – to rozwiązanie wygeneruje koszt, ale może zaoszczędzić Ci czas i nerwy, a także dodać skrzydeł Twojej firmie, bo inny specjalista zajmie się tym co Ty potrafisz amatorsko.

Oddanie jakiejś działki komuś innemu to sztuka. Nie mam recepty na to jak wybrać właściwą osobę, rzetelną, która Cię nie oszuka. Jeśli stosujesz 1 drogę to po jakimś czasie będziesz musiał wybrać też tą drugą, nie da się zawsze wszystkiego samemu. Przelicz ile warty jest Twój czas? Ile zarabiasz w godzinę i czy koszt wynajęcia innej osoby by zrobiła to za CIebie nie będzie niższy niż ilość czasu, którą musiałbyś poświęcić na naukę i/lub zrobienie tego sam?

Ja z natury jestem “zosią samosią” i trudno jest mi delegować. Nauczyłam się już tego, że muszę to robić, bo sama nie dam rady. Nauczyłam się, że nie zawsze dobrze trafię i że delegowanie idzie też w parze z pewną dozą kontroli. Nauczyłam się, że człowiek zawodzi i potrzebuje pomocy innych. Dziś nie wyobrażam sobie już, że znów miałabym wszystko robić sama. Chcę i lubię pracować z ludźmi, choć sporą grupę zadań nadal trzymam w swoich rękach.

Ekspansja firmy. Od czego zacząć?

Wrócę jeszcze do tego pytania o ekspansję. Dopiero po przeczytaniu pewnej książki, zdałam sobie sprawę jak bardzo jest ono ważne. Czy chcesz być zawsze freelancerem, który pracuje sam dla siebie? Czy chcesz rozwijać firmę do większych rozmiarów? Jeśli planujesz rozwój to już teraz, gdy stawiasz pierwsze kroki określ standardy swoich usług. Przez wiele lat nie doceniałam czegoś takiego jak procedury, ścieżka pozyskania klienta, wzory, checklisty. Kiedy pierwszy raz zatrudniłam pracownika tego właśnie brakowało mi. Jak sprawić, że mój pracownik tak samo wykona usługę, nie zapomni o niczym i klient będzie zadowolony? To właśnie instrukcje i wewnętrzne standardy kontroli pomogły firmie zachować jakość, a mnie oszczędzić czas.

———————————————————————————

A Ty jakie masz doświadczenia z delegowaniem?

#5 DELEGOWANIE ZADAŃ #50koszmarówprzedsiębiorcy
Przewiń do góry